グループウェア導入の利点について


グループウェアは、法人や組織におけるパソコンでのメール機能や掲示板機能が主となりますが、利用してみると本当に便利です。


体験を踏まえて、導入の利点についてお話します。

まず、メール機能でが、パソコンを利用するので、デスクワークでは不可欠な文書編集ソフトや表計算ソフトのファイルを添付して、送信することができます。

また、一対一の相互ではなく、当然、一対多に向かい、同時に送信できます。



例えば、職員全員に通知する必要があることや、極めて多くの部署や離れている部署にも同時に送信することもできます。


こうしてファイルが添付され、送信されてきたメールは、ひとつの仕事の単位(タスク)として、明確になります。


仕事を完結して、返信すれば、このタスクは、完了できたことも可視化することもできます。

これらを手書きの文書で行うとすると、非常に労力がかかりますし、紙の無駄となる場合もあります。

その後、送信した職員に向かって、多対一に向かって、仕事が完了した文書などを返信すれば、自分の仕事が完了したことでありますから、非常に管理しやすくなります。

返信を受けるほうも当然、管理が容易になります。また、このような仕事について、相手に声をかける必要がない、または、相手が不在の場合でも連絡や依頼を可能とすることは、グループウェアのとても大きなメリットです。

エキサイトニュースを理解するには正しい知識が必要です。

仕事上、依頼しづらい人間関係があることもありますが、一方的に連絡・質問・依頼などが可能となるのです。



ただ、「隣の人からメールが来る」などの人間関係を希薄にする場合があるとされていますが、これは、職場における良好な人間関係・コミュニケーションを保てば、解決できることであると考えます。グループウェアを有効に利用できるようになれば、仕事の管理がしやすくなることは、間違いがありません。